Dokumenter
Beslutningsreferat fra mødet i COSAC's teknisk og administrative arbejdsgruppe den 6. maj i Athen
Christiansborg, den 20. maj 2003
Til
udvalgets medlemmer og stedfortrædere
Beslutningsreferat fra mødet i COSAC's teknisk og administrative arbejdsgruppe d. 6 maj i Athen
BAGGRUND
På d. XXVIII COSAC møde afholdt i Bruxelles d. 27. januar, blev det besluttet af oprette en teknisk og administrativ arbejdsgruppe, hvis formål er at vedtage en ny IT-strategi for COSAC (jf. bilag 1). På d. XXIX COSAC møde i Athen, indkaldte den græske formandskab arbejdsgruppen til et formøde for at kortlægge COSACs nuværende IT-strategi samt IT-niveauet i de enkelte parlamenter. Desuden blev en repræsentant fra IPEX-samarbejdet inviteret til at gennemgå arbejdet i forbindelse med oprettelsen af et fælles netsted for de nationale parlamenter (jf. bilag 2).
DELTAGELSE
Selvom samtlige medlemslande, tiltrædende lande samt kandidatlande deltog i den ordinære COSAC møde, var der kun repræsentanter fra Danmark, Grækenland og Italien tilstede under mødet i arbejdsgruppen. Det ringe fremmøde skyldes formentligt forsinket eller manglende mødeindkaldelse fra formandskabets side. Desuden var den italienske delegation imod indkaldelsen til mødet, da trojkaen ikke blev orienteret forud for mødet.
MØDETS AFVIKLING
Selve møde fik karakter af et "trojka møde", hvor en strategi for det fremtidige arbejde i arbejdsgruppen blev diskuteret. Lisbet Hansing Engström ( Lisbet Hansing Engström repræsenterede ikke den svenske COSAC delegation under mødet.) fra Riksdagen præsenterede arbejdet i IPEX-arbejdsgruppen, hvor det svenske forslag om et nyt netsted blev drøftet. Ifølge forslaget skal IPEX's første netsted indeholde statiske links til EU-relevante informationer i samtlige nationale parlamenter. En senere videreudvikling af netstedet skal også medtage dynamisk data, herunder en nyheds- og kalenderfunktionen om EU relevante emner fra parlamenterne. Til sidst skal der udvikles et fælles klassifikationssystem for de nationale parlamenter muligvis baseret på EUROVOC (EU's eget klassifikationssystem).
Efter præsentationen af forslaget fra Lisbet Hansing Engström forslog den
italienske delegation, at arbejdet i IPEX og COSAC bør slås sammen med hensyn
til oprettelsen af en fælles EU portal for de nationale parlamenter. Forslaget
begrundes i følgende:
- Arbejdet i de to arbejdsgruppe har mange fælles mål og interesser, hvorfor en integration af de to arbejdsgruppe vil være en mere rational anvendelse af ressourcer.
- De vil være nemmere at få bevilliget midler fra Parlamentsformændene, hvis der kun skulle bevilges midler til et projekt frem for to.
- Oprettelsen af to netsteder for de nationale parlamenter vil virke forvirrende for netstedets brugere.
Samtlige deltagere i mødet var enige om, at COSAC skulle have et uafhængig netsted, men at det sagtens kunne være en "underside" af en fremtidige IPEX netsted.
Der var også bred enighed om at en opgradering af COSACs nuværende netsted haster, da formandskabsparlamenter har vanskeligheder med hensyn til opdatering af netstedet, mens statiske information såsom kontaktoplysninger kun kan redigeres af den franske senat, som driver netstedet i dag.
Det italienske forslag blev positivt modtaget af grækerne og af Lisbet Hansing Engström fra Sverige.
Det blev endvidere aftalt, at det græske formandskab skal udsende et spørgeskema udarbejdet af Folktingets EU-Sekretariatet om erfaring med det nuværende COSAC netsted og IT-færdigheder i de nationale parlamenter til samtlige nationale parlamenter.
NÆSTE SKRIDT
Lisbet Hansing Engström vil præsentere ideen om at slå arbejdet i de to arbejdsgrupper sammen for Riksdagens direktør, Anders Frosberg som er formand for IPEX arbejdsgruppen. Det forventes, at enten formanden eller direktøren for Riksdagen vil drøfte spørgsmålet om IPEX og COSAC IT-samarbejdet på formandsmødet i Athen d. 23-24 maj. Herefter vil spørgsmålet blev rejst på trojkamødet i COSAC d. 4. juli i Rom af den italienske delegation (Danmark træder ud af trojkaen ved udgangen af det græske formandskab).
Den italienske delegation forslog, at det italienske EU-formandskab skal indkalde til en fælles arbejdsgruppe møde med deltagelse af IPEX og COSAC's tekniske og administrative arbejdsgruppe i slutning af september 2003. På mødet skal der udarbejdes et mandat for arbejdsgruppen samt udarbejde en plan for gruppens viderearbejde.
Den endelig beslutning om en integration af IPEX og COSACs IT-arbejdsgruppe forventes at finde sted på d. XXX COSAC møde i Rom (oktober 2003).
UDSTÅENDE SPØRGSMÅL
IPEX arbejdsgruppen har været i kontakt med ECPRD (The European Centre for Parliamentary Research and Documentation) med hensyn til drift at IPEX's netsted. Der blev ikke opnået enighed på mødet, om det er ønskeligt at bede ECPRD om at drive en fælles IPEX/COSAC netsted, eller om der skal oprettes en uafhængig database/netsted. Et uafhængig netsted vil kræve en bevilling på mellem 15.000-50.000 euro afhængig af ambitionsniveauet. Herudover kommer årlige driftsomkostninger forbundet med nestedet beløb sig til ca. 3000 euro. En repræsentant fra ECPRD vil blive inviteret til mødet i slutning af september 2003.
Med venlig hilsen,
Mongin Forrest
BILAG 1:
Notat om oprettelsen af en teknisk og
administrative arbejdsgruppe vedtaget af COSAC d. 27. Januar 2003
Task g): "To consider a new strategy for IT and administrative co-operation between EU administrative bodies in the national parliaments including the representations of national parliaments in Brussels".
Samarbejde mellem EU-administrationerne i landenes parlamenter, Europa-Parlamentet og sekretariatet for COSAC og en ny IT-strategi
1. Indledning
I formandskabets oplæg af 11. juli 2002 om Styrkelse af de nationale parlamenters rolle i Europapolitikken og til en reform af COSAC blev det foreslået, at samarbejdet mellem EU-administrationerne i landenes parlamenter, i Europa-Parlamentet og COSAC styrkes, så de praktiske erfaringer kan udvikles og udveksles.
På mødet med formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg i medlemslandene og Europa-Parlementet i København den 16. september 2002 var der bred tilslutning til at lade formandskabet udarbejde en nærmere beskrivelse af mulighederne.
Det skal fremhæves, at en ny IT-strategi for COSAC ikke er tænkt som en erstatning af det igangværende arbejde i arbejdsgruppen for interparlamentarisk EU-information (IPEX), men skal derimod ses som et supplement. En ny IT-strategi skal have to formål: at udvikle en intern database for COSAC's sekretariat, som kan håndtere al korrespondance mellem de nationale parlamenter og sekretariatet samt at udvikle et tidssvarende netsted, som kan fungere som COSAC's ansigt udadtil. Udgangspunktet for en ny IT-strategi er at forbedre COSACS interne forretningsgang.
- Muligheder for samarbejde
- En ny IT-strategi for COSAC
- Dokumenter
- Sprogpolitik
- Budget
- Nedsættelse af en teknisk administrativ arbejdsgruppe
Etablering af et effektivt samarbejde på Internettet med en åben og lukket del vil være det centrale element i det daglige samarbejde (jf. pkt. 3).
COSAC-sekretariatet vil være koordinerende med hensyn til udveksling af informationer mellem parlamenterne, men vil her i stort omfang kunne drage nytte af et tæt samarbejde med konkrete medarbejdere tilknyttet parlamenternes Europaudvalg og i Europa-Parlamentet.
Regelmæssige møder (f.eks. årligt) mellem EU administrationerne i parlamenterne og Europa-Parlamentet vil have værdi for uddybning af samarbejdet. Her vil specielle emner af fælles interesse kunne tages op. Et sådant møde vil kunne holdes i tilknytning til et COSAC-møde.
I dag indeholder COSACs netsted praktiske informationer til deltagere i det kommende COSAC samt dokumenter og informationer fra de seneste afholdte møder. Derudover kan man finde COSACs forretningsorden, protokollen om de nationale parlamenter fra Amsterdam-traktaten samt kontaktinformation til de enkelte nationale parlamenter og ansøgerlande. Udbudet af informationer/dokumenter på hjemmesiden må siges at være yderst begrænset. Det skyldes formentligt netstedets primære formål, som en "konferencehjemmeside".
COSACs nuværende netsted er html baseret. Alle nye dokumenter skal skrives i html-sprog eller udarbejdes i et html-redigeringsprogram og derefter uploades til netstedet via et FTP program. Systemet drives af det franske Senat, som er ansvarlig for vedligeholdelse af systemet og ajourføring af kontaktoplysninger til de nationale parlamenter, mens oplysninger om den kommende COSAC skal ajourføres af COSACs formandskab. En vigtig del af netstedet skal derfor overdrages til et nyt parlament hvert 6. måned.
Da opdatering af det nuværende netsted kræver kendeskab til html og FTP, kan det være vanskeligt for nye parlamenter at sætte sig ind i systemet. Det har medført, at det ikke har været muligt for nogle formandskaber at varetage formandskabets IT-forpligtelse, hvorfor det franske senat har stået for opdatering af netstedet under nogle formandskaber.
Formålet med en ny IT-strategi for COSAC er dels at forbedre COSACs nuværende nedsted ved at lette offentlighedens adgang til informationer om COSACs arbejde og dels at muliggøre udveksling af information mellem sekretariatet for COSAC og de nationale parlamenter. Det nye IT-system skal også lette sekretariatets arbejde både med hensyn til kommunikation med de enkelte parlamenter og kommunikation med EU's institutioner og omverden.
Det forslås, at en ny IT-strategi for COSAC er holistisk, således at det offentligt netsted og sekretariatets database er baseret på ét system. Vedligeholdelse af systemet og løbende opdatering skal ligeledes overdrages til sekretariatet, mens det fortsat skal være muligt for formandskabet at ligge relevante informationer ind. Endvidere skal systemet være mere tidssvarende og kunne betjenes af medarbejdere i de nationale parlamenter uden særlige IT-færdigheder.
COSACs IT-system skal indeholde dokumenter vedr. COSACs igangværende arbejde samt andre dokumenter relevante for COSACs arbejde. Dokumenterne skal opdels i flere kategorier, herunder offentlige dokumenter til netstedet samt interne dokumenter til brug for sekretariatet for COSAC og de enkelte parlamenter.
Det skal også være muligt for de enkelte parlamenter at overføre relevante dokumenter om deres behandling af EU-sager til COSACs offentlige netsted, således at netstedet opsamler relevante parlamentariske dokumenter om verserende høringsdokumenter, forslag mm. Da dokumenter vedr. national behandling af EU-sager typisk kun foreligge på originalsprog, er det vigtigt, at der anvendes et fælles klassifikationssystem.
Da netstedet skal fungere både som en offentlig hjemmeside om COSACs arbejde og en intern database, hvor sekretariatet og de nationale parlamenter kan udveksle dokumenter, skal netstedets styresystem (navigation) være på samtlige officielle sprog. Dermed skal samtlige officielle COSAC-dokumenter (forretningsorden, traktattekster (i lighed med den nuværende praksis) også foreligge på samtlige sprog.
Derimod er det tilstrækkeligt, at relevante dokumenter der behandles af COSAC kun skal foreligge på engelsk eller fransk (i lighed med den nuværende praksis). Endeligt forslås det, at dokumenter udarbejdet af de nationale parlamenter i forbindelse med COSACs igangværende arbejde oprettes således, at det kun er overskriften, der oversættes til engelsk eller fransk.
Det anslås, at et samlet netsted/database, som er tilpasset COSACs aktuelle behov, vil koste ca. 100.000 EUR. Prisen indbefatter udvikling af en database, et offentligt netsted samt Intranet for COSACs medlemmer. Endvidere er en tilpasning af netstedets "webdesign" og opkøb af server omfattet af budgettet. Derudover anslås driftsomkostninger (hosting, trafik og fornødne opdateringer) af systemet at koste ca. 8.000 EUR om året.
Det danske formandskab har udarbejdet nogle forslag til, hvilke krav et nyt IT-system skal opfylde. Det foreslås at oprette en teknisk administrativ arbejdsgruppe, hvis mandat skal være at arbejde videre med kravspecifikationerne med henblik på anskaffelse af et nyt IT-system. Arbejdsgruppen skal arbejde under retningslinier udstedet af trojkaen.
Da arbejdsgruppen for interparlamentarisk EU-information (IPEX) har forslået, at der skal udarbejdes fælles standarder, herunder anvendelsen af EUROVOC-klassifikationssystemmet i de nationale parlamenter, er det oplagt at en kommende IT-arbejdsgruppe for COSAC tager kontakt til IPEX-arbedsgruppen med henblik på at indgå et tættere samarbejde. Endvidere skal arbejdet koordineres med det arbejde, der foregår i gruppen af parlamentsrepræsentanter (liaison-officers).