Evaluering af konventssekretariatet

Christiansborg, den 28. april 2004

Europaudvalgets sekretariat

Til

Lone Boelt Møller

Efter ønske fra Parlamentarisk Afdeling er der i februar og marts gennemført en evaluering af Folketingets Administrations bistand i forbindelse med EU- Konventet 2002- 2003.

Thomas Søndergaard Sarup fra EU-Oplysningen og Peder Pedersen fra kommunikationsafdelingen har gennemført kvalitative interviews med konventsmedlemmerne Henrik Dam Kristensen ( S), Peter Skaarup (- DF ) og med suppleanterne Niels Helveg Petersen (- RV) og Per Dalgaard (- DF ). Konventssekretærerne John Iversen ( S )og Kenneth Kristensen ( DF ) blev ligeledes interviewet.

Evalueringen er skrevet af Peder Pedersen i samarbejde med Thomas Søndergaard Sarup.

Interviewene er vedlagt som bilag til denne rapport. Udskrifterne fra interviewene er ikke en helt ordret gengivelse, men en sammenfatning af synspunkterne i interviewene.

• At yde målrettet og aktiv bistand og service på et højt fagligt niveau til medlemmer og stedfortrædere i konventet som er valgt af Folketinget.
• At holde Europaudvalget, Folketingets øvrige medlemmer samt offentligheden løbende orienteret hurtigt og præcist om arbejdet i konventet.

Generelt

• Der er almindelig enighed om, at konventssekretariatet har leveret et godt og professionelt embedsmandsarbejde. Sekretariatet leverede notater- referater, der var politisk neutrale, og som ramte balancen mellem de forskellige politiske synspunkter under konventsarbejdet. Politikerne og konventssekretærerne har tillid til, at embedsmændene er politisk neutrale.

• Der var tale om en stor arbejdsbyrde for medlemmerne af konventet, så konventssekretariatets bistand var nødvendig for at udføre arbejdet.

• Det var et problem for nogle af konventsmedlemmerne, at møderne i konventet ofte lå på samme tid som møderne i Folketinget.

• Det var tydeligt for konventsmedlemmerne /sekretærerne, at sekretariatets medarbejdere havde travlt, og at der var en vis udskiftning i medarbejderstaben. Det fremhæves af de fleste, at det er en fordel at have medarbejdere, der arbejder med området på fuld tid, og som i forvejen har viden om området.

• Hvis der skal gennemføres et Konvent igen, bør man før Konventet grundlæggende diskutere arbejdsdelingen mellem Folketinget og regeringen. Der fremføres af især ét medlem (Niels Helveg Petersen) at medlemmerne af Konventet burde have fået en mere løbende orientering fra Udenrigsministeriet, og at Folketinget ikke skal eller bør duplikere regeringens embedsmandsarbejde.

• Et konventsmedlem fremhæver, at man godt kunne have etableret et mere målrettet samarbejde mellem konventsekretariatet og de politiske medarbejdere, f.eks. om at udarbejde notater.

• Blandt alle de interviewede er der enighed om, at den praktiske bistand er forløbet fuldstændigt gnidningsfrit. Ingen har oplevet væsentlige problemer.

• Det fremhæves, at konventssekretariatet leverede et meget stort stykke arbejde med at skrive referater, infonoter m.v. til konventsmedlemmerne/sekretærerne. Fagligt var dette arbejde udført tilfredsstillende.

• Alle de interviewede fremhæver, at ressourcerne omkring materialesamlinger/infonoter i nogle situationer kunne være brugt anderledes og bedre. Der blev generelt brugt for mange ressourcer på udarbejdelse af referater af plenarmøder, formøder og arbejdsgruppemøder. Det har en negativ effekt, hvis politikerne bliver præsenteret for meget lange detaljerede referater af private forslag eller f.eks. nationale parlamenters formøder. Dog var enkelte glade for at have omfattende referater af arbejdsgruppemøder, som de ikke selv deltog i. Omfattende referater af møder, som politikerne selv deltog i bør ikke være en prioriteret opgave for sekretariatet.

• Politikerne ønsker korte målrettede referater, der hurtigt giver et overblik, og viser i hvilken retning udviklingen peger. Det er dermed i orden, at embedsmændene udvælger, hvad der synes væsentligt.

• Ved udarbejdelsen af materialesamlingerne burde arbejdet have været tilrettelagt sådan, at der blev brugt flere ressourcer på analysearbejde og mindre tid på referater. Specielt analysearbejdet fremhæves som et ønske fra konventsmedlemmerne/sekretærerne. Embedsmændenes analyser var gode og relevante.

• Det fremhæves, at Morten Knudsen har været en stor hjælp og hans arbejde dokumenterede værdien af, at Folketinget har en ansat udstationeret i Bruxelles.

• Det er vigtigt, at konventsmedlemmerne/sekretærerne har flere arbejdsstationer til rådighed, når de er til møde i Bruxelles. Der var en overgang problemer med, at arbejdsstationerne ikke virkede, og man måtte skiftes om en enkelt PC.

• Konventsmedlemmerne har i nogle enkelte situationer haft problemer med at få telefonisk kontakt med konventsmedarbejderne under konventsmøderne. Et forslag er derfor, at der oprettes en form for Hotline, der bliver besvaret af en medarbejder, der kan svare eller finde svarene, hvis der opstår spørgsmål.

• Nogle af konventsmedlemmerne og sekretærerne brugte i stor udstrækning deres kontakter i ministerierne og via kontakt med Henning Christophersen og dennes repræsentant Jens Nymann.

• Konventshøringerne får blandede vurderinger. Der er enighed om, at det er en demokratisk forpligtelse at afholde disse høringer, og at Folketinget fortsat bør afholde dem. Det er også vurderingen, at konventshøringerne ikke har været særligt vellykkede. Dette kan man dog ikke give konventssekretariatet ansvaret for.

• Interviewpersonerne vurderer, at publikum til disse høringer var særligt EU- interesserede ( ofte gengangere), og almindelige danskere " Hr. og Fru Madsen " ikke har haft glæde af disse høringer.

• Flere fremhæver, at nogle af disse høringer kunne afholdes i provinsen. Her ville der komme et andet publikum, og nogle af konventsmedlemmerne har gode erfaringer med et stort fremmøde, hvis man i forvejen annoncerer for høringerne.

• Ét konventsmedlem fremhævede, at høringerne også tjente det gode formål at sørge for, at interesseorganisationer med særlig interesse for EU mødtes. Den uformelle kontakt mellem interesseorganisationer skal ikke undervurderes – heller ikke hvad angår EU-sager.

• Møderne i Europaudvalget vurderes forskelligt. Et konventsmedlem fremhæver, at møderne var meget nyttige, og at det er vigtigt med uformelle afrapporteringer, så medlemmerne bliver orienteret om arbejdets gang i Konventet.

• Andre medlemmer synes, at møderne var mislykkede. Der var et ringe fremmøde, og debatformen på nogle af møderne var misforstået. Et medlem fremhæver, at det ville have været en fordel, hvis der havde været mere politisk substans i møderne i Europaudvalget, hvor medlemmerne var tvunget til at forholde sig til nogle konkrete forslag eller emner. Et møde kunne f.eks tematiseres – nationale parlamenters rolle i EU, FUSP (fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik) Europa-Parlamentet osv.

• En konventssekretær fremhæver, at det var uhensigtsmæssigt, at konventsekretærerne ikke måtte deltage i Europaudvalgets møder om konventet.